後から見つけてしまっても大丈夫!?確定申告のための領収書整理保管術

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個人事業主として領収書整理ってとても悩みの種。領収書が整理できないと確定(還付)申告の資料も作れません。いろいろ試行錯誤の結果、とりあえず一昨年去年今年と三年間継続してきた領収書の整理法?をまとめてみました。

時代的な流れとして、今後はfreeeなどで領収書を電子的に保管する流れに今後なっていくと思いますが…(【フリー写真素材ぱくたそ】photo すしぱく @susipaku )

用意するもの

自分が領収書整理に使うアイテムはこちら。どのようなモノを使っているか?の例としてamazonのリンクを貼ってありますが、類似のものなら基本なんでもいいです(100円ショップとかで揃えても良いでしょう)。

  1. A4クリアケース(ポーチ) ←「一時保管用」
    一時保管用なのでA4クリアケース(ポーチ)でなくてもなんでも良いですが、一年分の大量な領収書を入れても収納できるぐらいの大きさがベスト。
  2. 長形3号(A4三つ折り)封筒 ← 「月別仕分け用」
    なぜ長形3号(A4三つ折り)封筒かというと、レシート型の領収証から定形の領収書、A4でプリントされた領収書など、様々な大きさの領収書を入れることができるよう少し大きめの封筒がベスト。もし、A4でプリントされた領収書ならば三つ折りして封筒に入れます。
  3. A4ルーズリーフ ←「日別仕分け用」
    A4ルーズリーフならばなんでも良いと思いますが、自分は罫線がついていない無地のルーズリーフを選びました。
  4. A4バインダーファイル
    領収書の多さによりますが、A4バインダーファイル一冊につき、だいたい三ヶ月分の領収書がファイリングされています。なので、自分は一年分で4冊消費しています。
  5. のり
  6. 領収書の束

日常やること

  1. 経費計上を「する」「しない」に関わらず、レシート(領収書)を捨てない。
  2. お財布にレシート(領収書)が溜まってしまったら、何も考えずにそのまま「がさっと」一時保管用となる(1)の「A4クリアケース(ポーチ)」に入れます。
    • 個人事業主の場合はプライベートのものとオシゴトのものと混ざりますが「このレシート(領収書)要る?要らない?」の判断は必ず後回しにします。
    • 余裕があれば、最初から(後述の)月別仕分け用の封筒を予め用意しておき、そちらへ入れてしまったほうが「月別仕分けの必要が無くなる」ので楽です。

領収書の「月別」仕分け

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一年分の領収書が溜まっている場合はまず「月別」仕分けまでだけでもやってしまいましょう。とりあえず「月別」仕分けをやってしまうと少し気分が落ち着きます(きっと)。

  1. 長形3号封筒を月ごと分(一年分なら12枚)用意します。
  2. 封筒表面に「20○○年(平成○○年)○月」と書いて、12ヶ月分の領収書を入れる封筒を用意します
    ※なぜ西暦と和暦を両方書くかというと、和暦記載の領収書を見たときに「これって今年のだっけ?」と考える時間を無くすためです。
  3. 経費計上するしないに関わらず、すべて月ごとの封筒に入れます。(繰り返しになりますが)「このレシート(領収書)要る?要らない?」の判断は必ず後回しにします。

領収書の「上旬・中旬・下旬」仕分け

  1. 月別仕分けされた封筒から該当月の領収書を取り出します。
  2. レシート(領収書)日付に基づき「上旬(1〜10日)」「中旬(11日〜20日)」「下旬(20日〜月末日)」に分けます。
  3. この「上旬」「中旬」「下旬」に仕分けする段階で、初めて経費計上するしないの判断をします。経費計上しないレシート(領収書)は別にわけます。そして、経費計上しないに仕分けされたレシート(領収書)は捨てずに月別仕分けの封筒に戻します。
    ※捨てても実質は問題ないのですが、なんらかの時に「ちゃんとプライベートのものとオシゴトのものの領収書は分けてます」的な証拠にもなるかもしれないので、すぐには捨てないほうがいいような気がします。

領収書の「日別」仕分け&ルーズリーフにのりづけ

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  1. 「上旬」に仕分けされた領収書を手にとり、日別(上旬だと1〜10日ですね)に仕分けします。
  2. 日付順に領収書ウラ面にのりづけして、ルーズリーフに貼ります。
  3. 「上旬」に仕分けされた領収書がすべてルーズリーフにのりづけされます。
  4. 同じように「中旬」「下旬」に仕分けされた領収書も、日別に仕分けをした後、領収書ウラ面にのりづけしてルーズリーフに貼っていきます。

こうすると、1枚のルーズリーフに1日分の領収書を貼り付けたルーズリーフの束が出来上がります。これをバインダーに綴じます。

Point!

  • A4ルーズリーフに領収書を貼る際、1枚のルーズリーフに一日分だけ貼ります。一日に一枚しか領収書がない場合でもこのルールを必ず守ります。
  • 逆に、1枚のルーズリーフにその日の領収書すべてを貼り切れない場合は、もちろん2枚(複数枚)にまたがっても大丈夫。
  • 1枚のルーズリーフに対して両面に領収書を貼ってしまうと視認性が悪くなるので「表面」だけ。
  • スペースがもったいない(紙がもったいないから)といって、1枚のルーズリーフに複数日の領収書を貼ってはいけません(あとから同日の領収書を見つけてしまったときのための余白スペースです)。
  • 領収書はレシートタイプのものから、規定のフォーマットのもの、(プリンタで出力された)A4のものまで大きさがさまざま。
    • A4サイズの領収書はパンチで穴をあけてそのままバインダーファイルに綴じます。
    • それ以外のものはA4ルーズリーフにのりづけして貼りつけます。

欠点

領収書の量にもよるのですが… この整理法の欠点を挙げるとすると

  1. 「1枚のルーズリーフには一日分の領収書だけ」が基本なので、ファイリングして出来上がったA4バインダーファイルの冊数が多くなる可能性があります。
  2. 領収書整理のためのコスト(ルーズリーフとかバインダーファイルとか)が若干高くなる可能性があります。

なところがありますが、利点が結構あります。

利点

この場合の利点をいくつか書いておきます。

  1. あとから領収書を発見してもあまりげんなりしない。
    • A4ルーズリーフだとコストがかかるため、100円ショップなどで普通のノートを買ってきて貼り付けていくという手を考えがちです。でも、ノートの場合は整理が終わった後に過去の領収書を見つけてしまった場合、間に挿しこむのが困難になります。
    • 過去の領収書を発見してしまった場合は、新しいルーズリーフに領収書を貼り、A4バインダーファイルへファイリングすることで、ファイリングされた領収書の日付順も維持したままページを増やすことができます。
  2. 日付順が維持されているのでレシート(領収書)原本を探しやすい
    • 「○○月○○日の○○の領収書ってどうなっていたっけ?」みたいなときも(ページをペラペラめくっていけばよいので)追いかけやすい。
  3. 場合によっては後からスキャンして電子保管可能。
    • (まだ試したことはありませんが)大きさがそれぞれ異なる領収書を一枚一枚スキャンしていくのはたぶん面倒です。
    • A4ルーズリーフに領収書を貼り付けることによって、「スキャンする紙の大きさは共通化」されているので、連続スキャン・オートシードフィーダーがついたスキャナで読み取ることもできるでしょう。
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